ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ (WHISTLEBLOWING POLICY)

Η παρούσα Πολιτική, η οποία εκρίνεται από το ΔΣ, καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο οι εργαζόμενοι και οι λοιποί συνεργάτες των διαγνωστικών «Δημόκριτος» μπορούν:

  • να υποβάλλουν αναφορές για παραβιάσεις του ενωσιακού ή εθνικού δικαίου, καθώς και των εσωτερικών πολιτικών της Εταιρείας,
  • να προστατεύονται από κάθε μορφή αντιποίνων ή δυσμενούς μεταχείρισης.

Ορισμός ΥΠΠΑ και συνεργασία με εξωτερικό συνεργάτη

Ο Δημόκριτος συνεργάζεται με την  «Privacy Advocate Συμβουλευτικές Υπηρεσίες Μονοπρόσωπη Ι.Κ.Ε.», η οποία ασκεί καθήκοντα ΥΠΠΑ σύμφωνα με τον ν. 4990/2022.

Ο ΥΠΠΑ (Privacy Advocate) είναι υπεύθυνη για την παραλαβή, καταγραφή και αρχική διερεύνηση όλων των αναφορών που υποβάλλονται. Εξασφαλίζει την εχεμύθεια και την ασφάλεια των πληροφοριών, καθώς και την προστασία της ταυτότητας του αναφέροντος (εφόσον έχει κοινοποιηθεί επωνύμως). Με τον τρόπο αυτό, ο Δημόκριτος εκπληρώνει τις υποχρεώσεις της βάσει του ν. 4990/2022 και διασφαλίζει τη διαφάνεια και την ακεραιότητα στον χώρο εργασίας.

Ορισμοί πολιτικής

Αναφορά: Κάθε πληροφορία, καταγγελία ή ειδοποίηση σχετικά με πραγματική ή πιθανή παραβίαση του ενωσιακού/εθνικού δικαίου ή των εσωτερικών πολιτικών/διαδικασιών της Εταιρείας.

Αναφέρων (Whistleblower): Το πρόσωπο που υποβάλλει την αναφορά.

Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (ΥΠΠΑ): Η Εταιρεία ή το φυσικό/νομικό πρόσωπο (εσωτερικό ή εξωτερικό) που έχει ορισθεί για τη διαχείριση και εξέταση των αναφορών.

Αντίποινα: Κάθε αρνητική μεταχείριση (π.χ. δυσμενής αλλαγή εργασιακής θέσης, απόλυση, εκφοβισμός) η οποία εκδηλώνεται σε βάρος του αναφέροντος λόγω της αναφοράς του.

Πεδίο Εφαρμογής

Η Πολιτική αυτή εφαρμόζεται σε όλα τα φυσικά πρόσωπα που συνδέονται με την Εταιρεία, όπως μισθωτοί, εξωτερικοί συνεργάτες, προμηθευτές, εκπαιδευόμενοι, εθελοντές. Μπορούν να υποβληθούν αναφορές, που σχετίζονται με:

  • Παραβιάσεις ενωσιακής ή εθνικής νομοθεσίας (όπως περιγράφονται αναλυτικά στα άρθρα 4 και 5 του ν.4990/2022), συμπεριλαμβανομένης της προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, της υγείας και ασφάλειας, της δημόσιας υγείας, των περιβαλλοντικών διατάξεων, της πρόληψης απάτης και διαφθοράς κ.λπ.
  • Παραβιάσεις που αφορούν στα οικονομικά συμφέροντα της Ευρωπαϊκής Ένωσης, καθώς και παραβιάσεις που σχετίζονται με την εσωτερική αγορά (φορολογικές παραβάσεις, ανταγωνισμός, κρατικές ενισχύσεις κ.λπ.).
  • Αδικήματα δωροδοκίας και εμπορίας επιρροής.
  • Σοβαρές παραβιάσεις εσωτερικών πολιτικών και κωδίκων δεοντολογίας της Εταιρείας.

Ενδεικτικά Παραδείγματα υποβολών αναφοράς

  • Παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου: Παράνομη απόρριψη επικίνδυνων αποβλήτων, χρηματοπιστωτικές ατασθαλίες, ελλιπής πρόληψη νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες, κ.λπ.
  • Δωροδοκία και εμπορία επιρροής: Προσφορά ή αποδοχή χρημάτων, δώρων ή άλλων ωφελημάτων για ευνοϊκή μεταχείριση.
  • Καταχρηστικές πρακτικές: Απάτη, διαφθορά, ψευδείς λογιστικές καταχωρίσεις, παραποίηση στοιχείων.
  • Προστασία προσωπικών δεδομένων: Παράνομη ή ελλιπής επεξεργασία δεδομένων εργαζομένων ή πελατών.
  • Ζητήματα υγείας και ασφάλειας: Σοβαρή μη συμμόρφωση με πρωτόκολλα ασφαλείας, έκθεση σε κινδύνους.
  • Αθέμιτος ανταγωνισμός: Παραβίαση κανόνων ανταγωνισμού.
  • Παραβιάσεις εσωτερικών πολιτικών της Εταιρείας: Σημαντική απόκλιση από τον Κώδικα Δεοντολογίας ή άλλες πολιτικές που θέτουν την Εταιρεία σε νομικό ή ηθικό κίνδυνο.

Τρόποι Υποβολής Αναφορών

Οι εργαζόμενοι και οι λοιποί συνεργάτες μπορούν να υποβάλουν αναφορά επώνυμα ή ανώνυμα. Οι κύριοι διαθέσιμοι δίαυλοι είναι:

  • Ειδική Ηλεκτρονική Πλατφόρμα στην ιστοσελίδα της Εταιρείας.
  • Τηλεφωνική Γραμμή: 2106451550 (διαχειρίζεται η «Privacy Advocate»)

Εφόσον ο αναφέρων συναινεί, η κλήση μπορεί να ηχογραφηθεί. Διαφορετικά, γίνεται απομαγνητοφώνηση/πρακτικό της συνομιλίας και παρέχεται η δυνατότητα στον αναφέροντα να επιβεβαιώσει το περιεχόμενο.

Επιβεβαίωση Παραλαβής

Για επώνυμες αναφορές, ο ΥΠΠΑ αποστέλλει επιβεβαίωση παραλαβής το συντομότερο δυνατό (το αργότερο σε 7 ημέρες, εφόσον υπάρχει δυνατότητα επικοινωνίας με τον αναφέροντα).

Εχεμύθεια και Προστασία Αναφέροντος

Εχεμύθεια: Οι αναφορές και τα στοιχεία του αναφέροντος παραμένουν αυστηρά εμπιστευτικά, γνωστοποιούνται μόνο σε εξουσιοδοτημένα πρόσωπα και δεν κοινοποιούνται σε κανέναν πέραν όσων πρέπει να διερευνήσουν την υπόθεση.

Προστασία από Αντίποινα: Τυχόν ενέργειες εκφοβισμού, παρενόχλησης, υποβιβασμού, απόλυσης ή άλλων δυσμενών συνεπειών σε βάρος του αναφέροντος απαγορεύονται ρητά. Ο Δημόκριτος δεσμεύεται να λαμβάνει άμεσα μέτρα για να αποτρέπει ή να αντιμετωπίζει τέτοια περιστατικά.

Ανώνυμες Αναφορές: Γίνονται αποδεκτές και ερευνώνται με την ίδια σοβαρότητα, αν και ενδέχεται να περιορίζουν τη δυνατότητα περαιτέρω επικοινωνίας ή συμπλήρωσης στοιχείων.

Διαδικασία Διερεύνησης και Χρονοδιαγράμματα

  1. Αρχική Αξιολόγηση: Ο ΥΠΠΑ (Privacy Advocate) εξετάζει τη βασιμότητα και τη σοβαρότητα της αναφοράς. Εφόσον εμπίπτει στο αντικείμενο της παρούσας Πολιτικής, δρομολογείται περαιτέρω έρευνα.
  2. Κύρια Διερεύνηση: Μπορεί να απαιτήσει συνεργασία με το νομικό τμήμα, Εσωτερικό Έλεγχο (αν υπάρχει), ή άλλα αρμόδια τμήματα. Εφόσον χρειάζονται περισσότερες πληροφορίες από τον αναφέροντα, θα ζητηθούν, αν έχουν δοθεί στοιχεία επικοινωνίας.
  3. Ενημέρωση Αναφέροντος: Εφόσον είναι δυνατή η επικοινωνία, ο ΥΠΠΑ ενημερώνει τον αναφέροντα για την πορεία/έκβαση της διερεύνησης, κατά κανόνα εντός 3 μηνών.
  4. Συμπεράσματα & Ενέργειες: Αν διαπιστωθούν παραβάσεις, ο Δημόκριτος λαμβάνει τα κατάλληλα μέτρα.

Συνεργασία

Όλα τα εμπλεκόμενα μέρη, συμπεριλαμβανομένων τμημάτων και διευθύνσεων, οφείλουν να συνεργάζονται με τον ΥΠΠΑ και να παρέχουν τις αναγκαίες πληροφορίες για τη διερεύνηση των αναφορών. Η άρνηση συνεργασίας ή η παρεμπόδιση της διερεύνησης μπορεί να επιφέρει πειθαρχικές κυρώσεις.

Προστασία Προσωπικών Δεδομένων

Κατά τη διαχείριση των αναφορών τηρούνται αυστηρά οι διατάξεις του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΠΔ) και του ν. 4624/2019, ώστε να διασφαλίζεται η νόμιμη και θεμιτή επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, η ελαχιστοποίηση των δεδομένων που συλλέγονται και η λήψη κατάλληλων μέτρων ασφαλείας (τεχνικών και οργανωτικών).

Υποβολή Εξωτερικών Αναφορών

Η παρούσα Πολιτική δεν περιορίζει το δικαίωμα των αναφερόντων να απευθυνθούν, εφόσον το επιθυμούν ή το κρίνουν σκόπιμο, σε αρμόδιες εθνικές αρχές (π.χ. Εθνική Αρχή Διαφάνειας) ή σε άλλα εξωτερικά κανάλια αναφοράς, σε περιπτώσεις που εμπίπτουν στην αρμοδιότητά τους.

Καλόπιστες Αναφορές και Αποφυγή Καταχρηστικής Χρήσης

Η Εταιρεία προτρέπει τους αναφέροντες να υποβάλλουν αναφορές καλόπιστα, με την πεποίθηση ότι οι πληροφορίες είναι ακριβείς και αληθείς. Ο νόμος προστατεύει τις καλόπιστες αναφορές, αλλά δεν προστατεύει τις εσκεμμένα ψευδείς ή κακόβουλες καταγγελίες, οι οποίες μπορεί να οδηγήσουν σε μέτρα εναντίον του υπεύθυνου για τέτοια ενέργεια.

Επικοινωνία και Πληροφορίες

Για οποιεσδήποτε απορίες σχετικά με την παρούσα Πολιτική, μπορείτε να επικοινωνείτε με τον ΥΠΠΑ: «Privacy Advocate Συμβουλευτικές Υπηρεσίες Μονοπρόσωπη Ι.Κ.Ε.», τηλεφωνικά: 2106451550.