1.1 Ο Κανονισμός Λειτουργίας της Επιτροπής Ελέγχου (εφεξής ο «Κανονισμός») της εταιρείας «ΔΗΜΟΚΡΙΤΟΣ ΠΡΟΤΥΠΟ ΙΔΙΩΤΙΚΟ ΔΙΑΓΝΩΣΤΙΚΟ ΕΡΓΑΣΤΗΡΙΟ Α.Ε.» (εφεξής η «Εταιρεία») καταρτίστηκε σύμφωνα με όλους τους ισχύοντες νόμους και κανονισμούς.

1.2 Σκοπός της Επιτροπής Ελέγχου είναι να υποστηρίζει το Διοικητικό Συμβούλιο της Εταιρείας στην παρακολούθηση και εποπτεία: α) της χρηματοοικονομικής πληροφόρησης, β) των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου, γ) της λειτουργίας των Διευθύνσεων Εσωτερικού Ελέγχου και της εταιρικής διακυβέρνησης της Εταιρείας, δ) της ανεξαρτησίας των ορκωτών ελεγκτών λογιστών, καθώς και ε) της επισκόπησης του υποχρεωτικού ελέγχου των ετήσιων και ενοποιημένων οικονομικών καταστάσεων.

1.3 Η συγκρότηση και λειτουργία της Επιτροπής Ελέγχου ευθυγραμμίζεται με τον Κανονισμό Λειτουργίας της Εναλλακτικής Αγοράς του Χρηματιστηρίου Αθηνών, καθώς και με τις κατευθύνσεις της ΕΛΤΕ και της Επιτροπής Κεφαλαιαγοράς.

2.1 H Επιτροπή Ελέγχου αποτελεί επιτροπή του Διοικητικού Συμβουλίου της Εταιρείας και απαρτίζεται από τρία (3) τουλάχιστον μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου, ανεξάρτητα κατά την πλειοψηφία τους.

2.2 Όλα τα μέλη της Επιτροπής Ελέγχου ορίζονται από το Διοικητικό Συμβούλιο της Εταιρείας. Ο Πρόεδρος της Επιτροπής ορίζεται από τα μέλη της κατά τη συνεδρίαση της συγκρότησής της σε σώμα και είναι ανεξάρτητος από την ελεγχόμενη οντότητα. Η θητεία των μελών της Επιτροπής αποφασίζεται από τη Γενική Συνέλευση. Η Επιτροπή Ελέγχου δύναται να έχει και ένα αναπληρωματικό μέλος.

2.3 Η αντικατάσταση των μελών της Επιτροπής Ελέγχου σε περίπτωση παραίτησης, θανάτου ή απώλειας της ιδιότητας του μέλους πραγματοποιείται, σύμφωνα με το εκάστοτε ισχύον κανονιστικό πλαίσιο, λαμβάνοντας υπ’ όψη ότι κάθε νέο μέλος πρέπει να έχει τα απαραίτητα προσόντα που απαιτούνται, σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία και τον παρόντα Κανονισμό της Επιτροπής Ελέγχου.

2.4 Τα μέλη της Επιτροπής Ελέγχου, στο σύνολό τους διαθέτουν αποδεδειγμένα επαρκή γνώση του τομέα παροχής υπηρεσιών πρωτοβάθμιας φροντίδας υγείας, στον οποίο δραστηριοποιείται η Εταιρεία.

Με την επιφύλαξη της ευθύνης των μελών του Διοικητικού Συμβουλίου της Εταιρείας, η Επιτροπή Ελέγχου, έχει τις εξής αρμοδιότητες:

3.1 Είναι υπεύθυνη για την διαδικασία επιλογής ορκωτών ελεγκτών λογιστών ή ελεγκτικών εταιρειών και εισηγείται προς το Διοικητικό Συμβούλιο τους ορκωτούς ελεγκτές λογιστές ή ελεγκτικές εταιρείες που θα διοριστούν, προκειμένου να εγκριθούν από τη Γενική Συνέλευση.

3.2 Επισκοπεί και παρακολουθεί την ανεξαρτησία των ορκωτών ελεγκτών λογιστών ή των ελεγκτικών εταιρειών, και ιδίως την καταλληλόλητα της παροχής μη ελεγκτικών υπηρεσιών στην ελεγχόμενη οντότητα.

3.3 Παρακολουθεί τη διαδικασία και τη διενέργεια του υποχρεωτικού ελέγχου των ατομικών και ενοποιημένων χρηματοοικονομικών καταστάσεων της Εταιρείας και του Ομίλου.

3.4 Ενημερώνει το Διοικητικό συμβούλιο υποβάλλοντας σχετική αναφορά για τα θέματα που προέκυψαν από τη διενέργεια του υποχρεωτικού ελέγχου, επεξηγεί πως συνέβαλε ο υποχρεωτικός έλεγχος στην ακεραιότητα της χρηματοοικονομικής πληροφόρησης της εταιρείας, καθώς και συγκεκριμένα, ποιος ήταν ο ρόλος της Επιτροπής Ελέγχου στην προαναφερόμενη διαδικασία.

3.5 Παρακολουθεί την διαδικασία χρηματοοικονομικής πληροφόρησης που ακολουθείται από την εταιρεία. Συγκεκριμένα, εξετάζει και αξιολογεί τους μηχανισμούς και τα συστήματα παραγωγής, τη ροή και τη διάχυση των χρηματοοικονομικών πληροφοριών που παράγουν οι εμπλεκόμενες οργανωτικές μονάδες της Εταιρείας.

3.6 Παρακολουθεί τη διαδικασία των εκθέσεων βιωσιμότητας, συμπεριλαμβανομένων της διαδικασίας ηλεκτρονικής υποβολής εκθέσεων και της διαδικασίας που διενεργεί η επιχείρηση για τον προσδιορισμό των πληροφοριών που υποβάλλονται σύμφωνα με τα πρότυπα υποβολής εκθέσεων βιωσιμότητας που έχουν εγκριθεί, και υποβάλλει συστάσεις ή προτάσεις για την εξασφάλιση της ακεραιότητάς της

3.7 Παρακολουθεί την αποτελεσματικότητα των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου, διασφάλισης της ποιότητας και διαχείρισης κινδύνων της επιχείρησης και, κατά περίπτωση, του τμήματος εσωτερικού ελέγχου της, όσον αφορά τη χρηματοοικονομική πληροφόρηση της ελεγχόμενης οντότητας και, κατά περίπτωση, την υποβολή εκθέσεων βιωσιμότητας της επιχείρησης, συμπεριλαμβανομένης της οικείας διαδικασίας ηλεκτρονικής υποβολής εκθέσεων, χωρίς να παραβιάζει την ανεξαρτησία της οντότητας αυτής.

3.8 Παρακολουθεί, εξετάζει και αξιολογεί την επάρκεια και αποτελεσματικότητα του συνόλου των πολιτικών, διαδικασιών και δικλείδων ασφαλείας της Εταιρείας αναφορικά με το σύστημα εσωτερικού ελέγχου.

3.9 Παρακολουθεί και επιθεωρεί την ορθή λειτουργία της μονάδας εσωτερικού ελέγχου σύμφωνα με τα επαγγελματικά πρότυπα και το ισχύον νομικό και κανονιστικό πλαίσιο, και αξιολογεί το έργο, την επάρκειά και την αποτελεσματικότητά της, χωρίς ωστόσο να επηρεάζει την ανεξαρτησία της. Η μονάδα εσωτερικού ελέγχου διαθέτει και εφαρμόζει εσωτερικό κανονισμό λειτουργίας, ο οποίος εγκρίνεται από το Διοικητικό Συμβούλιο, έπειτα από πρόταση της Επιτροπής Ελέγχου.

3.10 Παρακολουθεί την αποτελεσματικότητα των συστημάτων διασφάλισης ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών σε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη που σχετίζονται με την εταιρεία.

3.11 Εφόσον κριθεί σκόπιμο, η Επιτροπή Ελέγχου, υποβάλλει προτάσεις προς το Διοικητικό Συμβούλιο, για την ενίσχυση της μονάδας εσωτερικού ελέγχου με τα απαραίτητα μέσα και κατάλληλο προσωπικό, ώστε να διαθέτει γνώση, εμπειρία και ανεξαρτησία, χωρίς περιορισμούς στο έργο της.

3.12 Αξιολογεί και εγκρίνει το ετήσιο πρόγραμμα ελέγχων της μονάδας εσωτερικού ελέγχου, πριν από την εφαρμογή του, λαμβάνοντας υπόψη τους κύριους τομείς επιχειρηματικού και χρηματοοικονομικού κινδύνου, τα πεδία και συστήματα που άπτονται της χρηματοοικονομικής πληροφόρησης, τα αποτελέσματα των προηγούμενων ελέγχων.

3.13 Έχει τακτικές συναντήσεις με τον επικεφαλής της μονάδας εσωτερικού ελέγχου για την συζήτηση θεμάτων της αρμοδιότητάς του, καθώς και προβλημάτων που ενδεχομένως προκύπτουν από την διεξαγωγή των εσωτερικών ελέγχων. Ο επικεφαλής της μονάδας εσωτερικού ελέγχου ορίζεται από το Διοικητικό Συμβούλιο της εταιρείας, έπειτα από πρόταση της Επιτροπής Ελέγχου και υπάγεται διοικητικά στον διευθύνοντα σύμβουλο και λειτουργικά στην Επιτροπή Ελέγχου.

3.14 Λαμβάνει γνώση του έργου της μονάδας εσωτερικού ελέγχου και παρακολουθεί την ενημέρωση του διοικητικού συμβουλίου επ’ αυτού, στα πλαίσια των τριμηνιαίων συνεδριάσεων της ή όποτε απαιτηθεί. Η μονάδα εσωτερικού ελέγχου υποβάλλει κάθε τρεις (3) τουλάχιστον μήνες στην Επιτροπή Ελέγχου αναφορές, στις οποίες περιλαμβάνονται τα σημαντικότερα θέματα και οι προτάσεις της, σχετικά με τα καθήκοντα των περ. (α) και (β) του άρθρου 16 του ν. 4706/2020, τις οποίες η Επιτροπή Ελέγχου παρουσιάζει και υποβάλλει μαζί με τις παρατηρήσεις της στο Διοικητικό Συμβούλιο, μέσω των πεπραγμένων της.

3.15 Ενημερώνεται επί των ευρημάτων και προτάσεων βελτίωσης που ανακύπτουν σχετικά με τις εν ισχύ διαδικασίες, και παρακολουθεί επισταμένα την πορεία επίλυσης αυτών.

3.16 Σε τακτική βάση, η Επιτροπή Ελέγχου συναντάται χωριστά με τον επικεφαλής της μονάδας εσωτερικού ελέγχου προκειμένου να συζητήσει θέματα και να επιλύσει τυχόν προβλήματα αρμοδιότητάς της.

3.17 Παρακολουθεί και αξιολογεί την αποτελεσματικότητα των πολιτικών, των διαδικασιών και των μηχανισμών της εταιρείας για τη διαχείριση κινδύνων που σχετίζονται με τη χρηματοοικονομική πληροφόρηση.

3.18 Επισκοπεί την διαχείριση των κυριότερων κινδύνων και αβεβαιοτήτων της Εταιρείας και την περιοδική αναθεώρησή τους.

4.1 Η Επιτροπή Ελέγχου συνεδριάζει τακτικά, τέσσερις (4) φορές τον χρόνο και εκτάκτως όταν απαιτηθεί στην έδρα της Εταιρείας ή όπου προβλέπει το καταστατικό της, σύμφωνα με το άρθρο 90 του ν. 4548/2018. Σε κάθε συνεδρίαση, τηρούνται τα σχετικά πρακτικά, τα οποία υπογράφονται από τα παρόντα μέλη, σύμφωνα με το άρθρο 93 του ν. 4548/2018.

4.2 Η Επιτροπή Ελέγχου υποβάλλει ετήσια έκθεση πεπραγμένων προς το Διοικητικό Συμβούλιο και την Τακτική Γενική Συνέλευση της Εταιρείας.

4.3 Στις συνεδριάσεις της Επιτροπής, συμμετέχει το σύνολο των μελών της. Ο Πρόεδρος αποφασίζει για τα θέματα της ημερήσιας διάταξης, την συχνότητα και την ώρα των συνεδριάσεων και είναι υπεύθυνος να διασφαλίσει ότι η Επιτροπή εκπληρώνει επιτυχώς τις αρμοδιότητές της. Κάθε μέλος της Επιτροπής Ελέγχου, δύναται να προτείνει επιπρόσθετα θέματα προ της συνεδρίασης. Επιπλέον, συναφές με τα θέματα της ημερήσιας διάταξης, υλικό, είναι δυνατόν να παρέχεται στα μέλη της Επιτροπής, τουλάχιστον τρεις (3) ημέρες προ της συνεδριάσεως. Υπόκεινται στη διακριτική ευχέρειά της, να καλεί, όποτε κρίνεται σκόπιμο, βασικά διευθυντικά στελέχη που εμπλέκονται στην διακυβέρνηση της Εταιρείας, συμπεριλαμβανομένου του διευθύνοντα συμβούλου, του οικονομικού διευθυντή, του επικεφαλής του τμήματος εσωτερικού ελέγχου και του νομικού συμβούλου της Εταιρείας.

4.4 Για την έγκυρη λήψη αποφάσεων, δύο (2) μέλη της Επιτροπής πρέπει να δώσουν την συναίνεσή τους. Δεν υπερισχύει η ψήφος του Προέδρου.

4.5 Μετά από απόφαση του Προέδρου, ο/η Γραμματέας της Επιτροπής, συγκαλεί τη συνεδρίαση. Χρέη Γραμματέως ασκεί ανώτερο στέλεχος ή υπάλληλος της εταιρείας που διορίζεται από τον Πρόεδρο του Διοικητικού Συμβουλίου.

4.6 Η Επιτροπή Ελέγχου μπορεί να συνεργαστεί με άλλες Επιτροπές του Διοικητικού Συμβουλίου της Εταιρείας στο πλαίσιο αρμοδιοτήτων της.

Η Επιτροπή Ελέγχου αξιολογεί την επάρκεια του ισχύοντος Κανονισμού Λειτουργίας της ανά διετία (2 έτη) ή και νωρίτερα, εφόσον τούτο κριθεί αναγκαίο, και υποβάλλει στο Διοικητικό Συμβούλιο σχετικές προτάσεις βελτίωσης.

Επιπλέον, προβαίνει σε ετήσια βάση σε αυτό-αξιολόγηση του έργου της, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο ΕΣΕΔ που έχει υιοθετήσει ο Όμιλος.

Κάθε τρία (3) έτη η Επιτροπή Ελέγχου υπόκειται σε αξιολόγηση από εξωτερικό σύμβουλο, ο οποίος επιλέγεται από το Διοικητικό Συμβούλιο, σύμφωνα με τα οριζόμενα στον Ν. 4706/2020, και οφείλει να διαθέτει τις κατάλληλες επαγγελματικές πιστοποιήσεις, αναλόγως των επικαλούμενων επαγγελματικών προσόντων, καθώς και αποδεδειγμένη συναφή εμπειρία.

Ο παρών Κανονισμός Λειτουργίας δύναται να τροποποιείται οποτεδήποτε, με απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου, εφόσον η Επιτροπή Ελέγχου συνιστά επιτροπή του Διοικητικού Συμβουλίου.