Ο σκοπός της Πολιτικής Κανονιστικής Συμμόρφωσης (εφεξής η «Πολιτική») είναι η θέσπιση αρχών και κανόνων που διασφαλίζουν την πλήρη συμμόρφωση της εταιρείας με την επωνυμία ΔΗΜΟΚΡΙΤΟΣ ΠΡΟΤΥΠΟ ΙΔΙΩΤΙΚΟ ΔΙΑΓΝΩΣΤΙΚΟ ΕΡΓΑΣΤΗΡΙΟ Α.Ε.» (εφεξής η «Εταιρεία») προς το ισχύον νομοθετικό, κανονιστικό και ρυθμιστικό πλαίσιο. Ειδικότερα, η Πολιτική αποσκοπεί στη διαμόρφωση και εφαρμογή κατάλληλων διαδικασιών για την πρόληψη και την αποτελεσματική αντιμετώπιση του κινδύνου που απορρέει από τη μη συμμόρφωση, δηλαδή του «Κινδύνου Συμμόρφωσης», να προσδιορίσει ρόλους και αρμοδιότητες της λειτουργίας κανονιστικής συμμόρφωσης και τη σχέση της με άλλες λειτουργίες εσωτερικού ελέγχου εντός του Ομίλου, καθώς και να ενισχύσει τη νοοτροπία συμμόρφωσης μεταξύ των εργαζομένων της Εταιρείας ως πρότυπο εταιρικής συμπεριφοράς και μέτρο ενίσχυσης της εταιρικής ταυτότητας.

Η Πολιτική Κανονιστικής Συμμόρφωσης αφορά το σύνολο των οργανωτικών μονάδων της Εταιρείας. Η συμμόρφωση με το εκάστοτε ισχύον κανονιστικό πλαίσιο που διέπει τη λειτουργία της Εταιρείας και η εφαρμογή των οριζόμενων από την εν λόγω Πολιτική, συμπεριλαμβανομένων και των τροποποιήσεων της, είναι υποχρεωτική για όλα τα στελέχη και τα μέλη του προσωπικού.

Η παρούσα Πολιτική εγκρίνεται και αναθεωρείται τακτικά από το Διοικητικό Συμβούλιο. Αρμόδιος για την καταγραφή και παρακολούθηση της εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής είναι ο Υπεύθυνος Κανονιστικής Συμμόρφωσης της Εταιρείας.

Ο Υπεύθυνος Κανονιστικής Συμμόρφωσης της Εταιρείας είναι υπεύθυνος για τον συντονισμό των ενεργειών με σκοπό την πλήρη και διαρκή συμμόρφωση της Εταιρείας  προς το εκάστοτε ισχύον ρυθμιστικό πλαίσιο και τους εσωτερικούς κανονισμούς της.

Ο Υπεύθυνος Κανονιστικής Συμμόρφωσης αναφέρεται στον Διευθύνοντα Σύμβουλο της Εταιρείας και το έργο του εποπτεύεται από την Επιτροπή Ελέγχου. Δύναται να είναι πλήρους ή και μερικής απασχόλησης εργαζόμενος, που όμως διαθέτει τις κατάλληλες γνώσεις και τη σχετική επαγγελματική εμπειρία για την εκτέλεση των καθηκόντων του, αλλά μπορεί η υπηρεσία αυτή να ανατεθεί σε τρίτους.

Αναλυτικότερα, οι βασικές αρμοδιότητες του Υπεύθυνου Κανονιστικής Συμμόρφωσης, περιλαμβάνουν κυρίως τα ακόλουθα:

  • Συνεχή παρακολούθηση της άσκησης των δραστηριοτήτων της Εταιρείας σύμφωνα με τις απαιτήσεις από την ισχύουσα νομοθεσία και τις προϋποθέσεις που ορίζονται από το θεσμικό της πλαίσιο και το καταστατικό της, σε συνεργασία με τους Τομείς και τις υπόλοιπες υπηρεσίες της.
  • Εντοπισμό και παρακολούθηση του νομικού και ρυθμιστικού πλαισίου και η μελέτη πιθανών μέτρων συμμόρφωσης με τις υποχρεώσεις που προκύπτουν, σε συνεργασία με τα αρμόδια στελέχη της Νομικής Υπηρεσίας.
  • Κατάρτιση και κοινοποίηση των απαραίτητων οδηγιών προς τη Διοίκηση και το προσωπικό της Εταιρείας για θέματα Κανονιστικής Συμμόρφωσης και η μέριμνα για την κατάλληλη εκπαίδευση, σε συνεργασία με το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού καθώς και τα λοιπά αρμόδια στελέχη.
  • Επικοινωνία με τις αρμόδιες εποπτικές και λοιπές Αρχές μετά την υποβολή ερωτημάτων ή/ και διευκρινήσεων σχετικά με θέματα Κανονιστικής Συμμόρφωσης.
  • Συνεργασία με την Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου για την ενσωμάτωση θεμάτων συμμόρφωσης στο ετήσιο πλάνο ελέγχων. Η τακτική ενημέρωση της Διοίκησης για κάθε διαπιστωθείσα σημαντική παράβαση διενεργείται από την Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου κατά την έκδοση των εκθέσεων εσωτερικού ελέγχου.
  • Κατάρτιση ετήσιου Προγράμματος Κανονιστικής Συμμόρφωσης που περιλαμβάνει το σχετικό πρόγραμμα δράσης και το σύνολο των σχετικών ενεργειών ως προς τη διασφάλιση διαρκούς συμμόρφωσης της Εταιρείας σε συνεργασία με τους αρμόδιους Τομείς και τις υπόλοιπες υπηρεσίες της.

Ο Υπεύθυνος Κανονιστικής Συμμόρφωσης είναι αρμόδιος για τον συντονισμό των ενεργειών ως προς την κατάρτιση προγράμματος, στο οποίο περιλαμβάνονται όλες οι απαιτούμενες ενέργειες ως προς τη συνεχή και έγκαιρη συμμόρφωση της Εταιρείας με το ισχύον ρυθμιστικό πλαίσιο και το καταστατικό της.

Το Πρόγραμμα Κανονιστικής Συμμόρφωσης είναι προσαρμοσμένο στην οργανωτική και επιχειρησιακή δομή, την επιχειρησιακή στρατηγική, τις παρεχόμενες υπηρεσίες και το βαθμό εξειδίκευσης του προσωπικού της Εταιρείας.

Ενδεικτικά, δύναται να περιλαμβάνει αναφορά ως προς τα ακόλουθα:

  • Τη διαρκή παρακολούθηση και τον τρόπο ελέγχου των λειτουργιών της Εταιρείας, για τον εντοπισμό και την αντιμετώπιση περιπτώσεων μη συμμόρφωσης.
  • Την παρακολούθηση των ρυθμιστικών εξελίξεων με σκοπό την επικαιροποίηση των υφιστάμενων Πολιτικών και διαδικασιών σε άμεση συνεργασία με την Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου (εφόσον αυτό κρίνεται απαραίτητο).
  • Την ανάπτυξη και ενσωμάτωση των απαραίτητων δικλείδων ασφαλείας στις Πολιτικές και διαδικασίες της Εταιρείας σχετικά με την Κανονιστική Συμμόρφωση που διασφαλίζουν την αξιόπιστη εκτέλεση των λειτουργιών και την ευθυγράμμιση τους με τις εκάστοτε κανονιστικές απαιτήσεις.
  • Την τακτική ενημέρωση των στελεχών και του προσωπικού για τις τυχόν ρυθμιστικές αλλαγές που προκύπτουν, με την εκπόνηση σχετικών έγγραφων οδηγιών.
  • Την ανάπτυξη και υλοποίηση προγραμμάτων επιμόρφωσης για την ενημέρωση των στελεχών και του προσωπικού για σχετικές Πολιτικές, διαδικασίες, κατευθυντήριες γραμμές και νομικές απαιτήσεις, σε άμεση συνεργασία με το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού.

Το Πρόγραμμα Κανονιστικής Συμμόρφωσης υποβάλλεται προς έλεγχο και έγκριση στον Πρόεδρο του ΔΣ.

Στις περιπτώσεις που κριθεί αναγκαία η τροποποίηση του προγράμματος λόγω μεταβολής των συνθηκών, ο Υπεύθυνος Κανονιστικής Συμμόρφωσης πραγματοποιεί τις απαιτούμενες αλλαγές/ τροποποιήσεις και εν συνεχεία υποβάλλει εκ νέου το αναθεωρημένο Πρόγραμμα προς έγκριση.

Ο Υπεύθυνος Κανονιστικής Συμμόρφωσης σε συνεργασία με τη Νομική Υπηρεσία και τους Τομείς της Εταιρείας (εφόσον απαιτείται), παρακολουθούν καθημερινά το κανονιστικό/ νομικό και ρυθμιστικό πλαίσιο που διέπει τη λειτουργία της Εταιρείας έτσι ώστε να υπάρξει έγκαιρη ενημέρωση σχετικά με τις οποιεσδήποτε τροποποιήσεις. Ενδεικτικά, η παρακολούθηση του κανονιστικού/νομικού και ρυθμιστικού πλαισίου από τον Υπεύθυνο Κανονιστικής Συμμόρφωσης περιλαμβάνει τα ακόλουθα:

  • Την παρακολούθηση σχεδίων νόμων προς διαβούλευση, κανονισμών και οδηγιών που δημοσιεύονται από τις αρμόδιες Εποπτικές Αρχές.
  • Τον εντοπισμό ενδεχόμενων οδηγιών της Ευρωπαϊκής Ένωσης που σχετίζονται με τη λειτουργία και τις υπηρεσίες της Εταιρείας.
  • Την αναγνώριση τυχόν κανονιστικών περιορισμών που ενδεχομένως να επηρεάζουν τη λειτουργία της Εταιρείας

Ο Υπεύθυνος Κανονιστικής Συμμόρφωσης διασφαλίζει την έγκαιρη και διαρκή ενημέρωση των στελεχών της Εταιρείας σε θέματα Κανονιστικής Συμμόρφωσης μέσω του συντονισμού της κατάρτισης σχετικών οδηγιών ή τροποποίησης/ επικαιροποίησης των υφιστάμενων, σε συνεργασία με τους Επικεφαλής των Τομέων της Εταιρείας και τους λοιπούς αρμόδιους.

Σκοπός της κατάρτισής τους είναι η ενημέρωση του προσωπικού όλων των βαθμίδων για τις κανονιστικές απαιτήσεις που ενδεχομένως να προκύπτουν, έτσι ώστε εγκαίρως να λαμβάνονται όλα τα απαραίτητα μέτρα για την άμεση υιοθέτηση και εφαρμογή των κανονιστικών διατάξεων.

Οι οδηγίες επισκοπούνται από τον Εσωτερικό Έλεγχο ως προς την πληρότητα και την επάρκεια τους και εν συνεχεία κοινοποιούνται στη Διοίκηση για την επισκόπηση και έγκριση εφαρμογής τους.

Το σύνολο του προσωπικού της Εταιρείας οφείλει να κατέχει τις απαραίτητες ικανότητες και γνώσεις για τη διεκπεραίωση των καθηκόντων του έχοντας εξοικείωση με τα ζητήματα συμμόρφωσης. Η επιμόρφωση και η εκπαίδευση του προσωπικού διασφαλίζει τη συνεχή ενημέρωση και την έγκαιρη γνωστοποίηση των υποχρεώσεων εφαρμογής συγκεκριμένων κανονιστικών διατάξεων.

Ο Υπεύθυνος Κανονιστικής Συμμόρφωσης καταρτίζει σχετικό πρόγραμμα επιμόρφωσης και εκπαίδευσης προσωπικού για την Κανονιστική Συμμόρφωση.

Κατά την κατάρτιση του προγράμματος εκπαίδευσης λαμβάνονται υπόψη τα κάτωθι:

  • Η αναγκαιότητα και η σημαντικότητα των κανονιστικών θεμάτων που έχουν προκύψει από τις αλλαγές στην κείμενη νομοθεσία.
  • Οι διαπιστωθείσες εκπαιδευτικές ανάγκες του προσωπικού σε θέματα Κανονιστικής Συμμόρφωσης.
  • Η ανάγκη άμεσης εφαρμογής ενός νέου κανονιστικού πλαισίου, Πολιτικής ή διαδικασίας.
  • Η ανάγκη χρήσης νέων συστημάτων για την διεκπεραίωση των εργασιών. Τα εκπαιδευτικά σεμινάρια πραγματοποιούνται είτε απευθείας από τα αρμόδια στελέχη της Εταιρείας σε συνεργασία με τον Υπεύθυνο Κανονιστικής Συμμόρφωσης είτε σε συνεργασία με εξωτερικό συνεργάτη/εταιρεία. Η θεματολογία και η διάρκεια τους διαμορφώνεται και προσαρμόζεται ανάλογα με τις εκάστοτε ανάγκες των συμμετεχόντων.

Οι έλεγχοι Κανονιστικής Συμμόρφωσης αποσκοπούν στην αξιολόγηση της επάρκειας των υφιστάμενων μηχανισμών ελέγχου, έτσι ώστε να διασφαλίζεται η αποτελεσματική διαχείριση των θεμάτων που σχετίζονται με την κανονιστική συμμόρφωση. Ο Υπεύθυνος Κανονιστικής Συμμόρφωσης, συνεργάζεται με την Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου της Εταιρείας με σκοπό την αναγνώριση, τον προσδιορισμό και την αξιολόγηση πιθανών κινδύνων που σχετίζονται με την Κανονιστική Συμμόρφωση.

Τα αποτελέσματα της διαδικασίας αξιολόγησης των κινδύνων χρησιμοποιούνται ώστε η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου να ενσωματώσει στο υφιστάμενο ετήσιο πλάνο ελέγχων θέματα συμμόρφωσης ανά λειτουργία. Για τις παρατηρήσεις που προκύπτουν από τους ελέγχους συμμόρφωσης προτείνονται αναλυτικά σχέδια δράσης και διορθωτικές ενέργειες.

Τα αποτελέσματα των ελέγχων σε θέματα συμμόρφωσης περιλαμβάνονται στις εκθέσεις ελέγχου που συντάσσονται από την Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου και κοινοποιούνται εγκαίρως και εγγράφως στο Διοικητικό Συμβούλιο της Εταιρείας.